ПОЛИТИКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1 İstanbul Ephesus Hotel Ephesus Otelcilik ve Turizm Anonim Şirketi ПОЛИТИКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ 1. ЦЕЛЬ ПОЛИТИКИ Настоящая Политика хранения и уничтожения персональных данных («Политика») подготовлена компанией Ephesus Otelcilik ve Turizm A.Ş. («İstanbul Ephesus Hotel», «Ephesus Hotel» или просто «Компания») в качестве оператора персональных данных с целью выполнения обязательств, вытекающих в первую очередь из турецкого Закона № 6698 о защите персональных данных (KVKK – турецкий Закон о защите данных, «Закон») и Постановления об удалении, уничтожении или анонимизации персональных данных, опубликованного в Официальной газете 28 октября 2017 года («Постановление»), а также из других применимых нормативных актов. Политика информирует субъектов персональных данных о принципах определения максимального срока хранения персональных данных, необходимого для целей их обработки, а также о процедурах удаления, уничтожения и анонимизации. Действия и процедуры, связанные с хранением и уничтожением персональных данных, осуществляются Компанией в соответствии с разработанной для этой цели Политикой. 2. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОЯСНЕНИЯ Основные определения и пояснения по вопросам защиты персональных данных вы можете найти в Политике защиты персональных данных Ephesus Hotel, подготовленной и обнародованной компанией Ephesus Otelcilik ve Turizm A.Ş. 3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Все подразделения и сотрудники İstanbul Ephesus Hotel активно поддерживают ответственные подразделения в надлежащем применении технических и организационных мер, принимаемых в рамках Политики, в обучении и повышении осведомлённости сотрудников подразделений, в их мониторинге и постоянном контроле, в предотвращении незаконной обработки персональных данных, в предотвращении незаконного доступа к персональным данным и в обеспечении законного хранения персональных данных. С этой целью во всех средах, где обрабатываются персональные данные, принимаются технические и организационные меры по обеспечению безопасности данных. 4. ОРГАНИЗОВАННЫЕ СРЕДЫ ХРАНЕНИЯ Персональные данные, хранящиеся в Компании, тщательно хранятся в нижеуказанных средах хранения в соответствии с характером данных и юридическими обязательствами. 2 Электронные среды: Неэлектронные среды: • Персональные компьютеры (настольные, ноутбуки), компьютеры Компании (настольные, ноутбуки) • Сетевые устройства • Мобильные устройства и области хранения в них (телефон, планшет и т. п.) • Общие/необщие дисковые накопители, используемые для хранения данных в сети • Серверы (электронная почта, базы данных, веб, файловый обмен, домен, резервное копирование) • Программное обеспечение (офисное ПО, портал и т. п.) • Принтер, фотоаппарат, камера, сканер, копир • Оптические диски (CD, DVD и т. п.) • Съёмные диски (USB, карты памяти и т. п.) • Архив • Шкафы подразделений • Архив подразделения • Бухгалтерия • Письменные, печатные, визуальные материалы и среды • Ручные системы регистрации данных (анкеты клиентов, журнал посетителей, формы оценки кандидатов) 5. ПРИНЦИПЫ При хранении и уничтожении персональных данных İstanbul Ephesus Hotel руководствуется следующими принципами: A. При удалении, уничтожении и анонимизации персональных данных полностью соблюдаются принципы, перечисленные в статье 4 Закона, технические и организационные меры, которые должны быть приняты в рамках статьи 12 и указаны в настоящей Политике, положения соответствующего законодательства, решения Управления и настоящая Политика. B. Все операции, связанные с удалением, уничтожением и анонимизацией персональных данных, регистрируются İstanbul Ephesus Hotel, и эти записи хранятся не менее 2 лет, за исключением иных юридических обязательств. C. Если Управление не приняло иного решения, мы самостоятельно выбираем подходящий метод среди удаления, уничтожения или анонимизации персональных данных. Однако по запросу субъекта данных подходящий метод выбирается с обоснованием причины. D. В случае прекращения всех условий обработки персональных данных, указанных в статьях 5 и 6 Закона, персональные данные удаляются, уничтожаются или анонимизируются İstanbul Ephesus Hotel по собственной инициативе или по требованию субъекта данных. В случае обращения субъекта данных в İstanbul Ephesus Hotel по данному вопросу: - i) поданные запросы рассматриваются в течение максимум 30 (тридцати) дней, и субъект данных информируется, - ii) в случае если данные, являющиеся предметом запроса, были переданы третьим лицам, этот факт сообщается третьему лицу, которому были переданы данные, и обеспечивается выполнение необходимых действий со стороны третьих лиц. 6. ПОЯСНЕНИЯ ОТНОСИТЕЛЬНО ПРИЧИН, ТРЕБУЮЩИХ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Персональные данные, находящиеся в Компании, хранятся безопасно и аккуратно в указанных в настоящей Политике электронных или неэлектронных средах в рамках нижеперечисленных условий обработки данных для следующих целей: оказание услуг Компании, непрерывное ведение коммерческой деятельности, планирование и осуществление процессов управления персоналом, ведение отношений с клиентами, планирование прав и интересов работников, планирование и осуществление процессов с поставщиками и деловыми партнёрами, обеспечение эффективной 3 коммуникации, выполнение юридических обязательств в соответствии с требованиями или обязательными нормативными актами, выполнение обязательств, специфичных для отрасли, проведение необходимых процессов контроля качества и стандартов, предоставление информации государственным учреждениям и организациям, обеспечение корпоративной коммуникации, обеспечение безопасности, проведение статистических работ, аналитической работы, подготовки отчётов, выполнение обязательств, налагаемых подписанными договорами и протоколами, выполнение требований законодательства, использование в качестве доказательства в возможных будущих юридических спорах или выполнение обязанности по доказыванию, ведение печатных, письменных и электронных журналов и бюллетеней, планирование процессов обучения, осуществление архивных процессов, ведение цепочки поставок. Персональные данные, находящиеся в Компании, уничтожаются по собственной инициативе Компании или по требованию субъекта данных при прекращении нижеперечисленных условий обработки. Этими условиями являются: - наличие явного согласия, - наличие правового регулирования (прямое указание в нормативных актах), - невозможность получения явного согласия по фактическим причинам, - необходимость обработки персональных данных сторон договора при условии её прямой связи с заключением или исполнением договора, - необходимость для исполнения юридической обязанности оператора, - обнародование персональных данных самим субъектом данных, - необходимость обработки данных для установления, осуществления или защиты права, - необходимость обработки данных для законных интересов оператора при условии, что это не нарушает основные права и свободы субъекта данных. В нижеуказанных случаях персональные данные субъектов данных удаляются, уничтожаются или анонимизируются İSTANBUL EPHESUS HOTEL по собственной инициативе или по запросу: - a. прекращение цели, требующей обработки или хранения персональных данных, - b. изменение или отмена положений соответствующего законодательства, являвшегося основанием для обработки или хранения персональных данных, - c. принятие оператором заявления субъекта данных, поданного в рамках прав, предусмотренных пунктами (e) и (f) статьи 11 Закона, об удалении, уничтожении или анонимизации его персональных данных, - d. прекращение условий обработки персональных данных, указанных в статьях 5 и 6 Закона, - e. в случаях, когда обработка персональных данных осуществляется исключительно на условии явного согласия, отзыв субъектом данных своего согласия, - f. отсутствие каких-либо обстоятельств, оправдывающих хранение персональных данных в течение более длительного срока, несмотря на истечение максимального срока, требующего их хранения, - g. в случаях, когда оператор отклоняет заявление субъекта данных об удалении, уничтожении или анонимизации его персональных данных, даёт недостаточный ответ или не отвечает в установленный Законом срок; подача жалобы в Управление и признание Управлением этого требования обоснованным. 7. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ХРАНЕНИЯ 4 - Закон № 6698 о защите персональных данных (KVKK – турецкий Закон о защите данных), - Закон № 6098 – Турецкий Кодекс обязательств (TBK), - Закон № 6102 – Турецкий Торговый кодекс (TTK), - Закон № 213 – Закон о налоговом процессе (VUK), - Закон № 5510 – Закон о социальном страховании и общем медицинском страховании, - Закон № 6361 – Закон об охране труда и безопасности (İSG), - Закон № 4982 – Закон о праве на информацию, - Закон № 3071 – Закон об использовании права на петицию, - Закон № 4857 – Турецкий Трудовой кодекс (İK), - Закон № 6502 – Закон о защите прав потребителей, Персональные данные, собираемые в нашей Компании, хранятся в течение целей и сроков хранения, предусмотренных вышеуказанными законами и – не ограничиваясь ими – другими действующими подзаконными актами. 8. ТЕХНИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРЫ, ПРИНЯТЫЕ ДЛЯ БЕЗОПАСНОГО ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ПРЕДОТВРАЩЕНИЯ ИХ НЕЗАКОННОЙ ОБРАБОТКИ И ДОСТУПА К НИМ Для безопасного хранения ваших персональных данных, предотвращения их незаконной обработки и доступа к ним, а также законного уничтожения данных İSTANBUL EPHESUS HOTEL в рамках принципов, указанных в статье 12 KVKK № 6698, принял следующие организационные и технические меры: ✓ Обеспечивается безопасность сети и приложений. ✓ Принимаются меры безопасности при закупке, разработке и обслуживании ИТ-систем. ✓ Действуют дисциплинарные положения, содержащие нормы по безопасности данных для сотрудников. ✓ Для сотрудников регулярно проводятся обучения и мероприятия по повышению осведомлённости о безопасности данных. ✓ Подготовлены и применяются корпоративные политики по доступу, информационной безопасности, использованию, хранению и уничтожению. ✓ При необходимости применяются меры маскирования данных. ✓ Заключаются соглашения о конфиденциальности. ✓ Полномочия сотрудников в этой области отзываются при изменении должности или увольнении. ✓ Помимо использования надёжных паролей, обеспечивается их регулярная смена. ✓ Используются актуальные антивирусные системы. ✓ Используются межсетевые экраны. ✓ Подписанные договоры содержат положения о безопасности данных. ✓ Для персональных данных, передаваемых на бумаге, принимаются дополнительные меры безопасности, а соответствующие документы отправляются в формате конфиденциальных документов. ✓ Создана инвентаризация персональных данных. ✓ Определены политики и процедуры безопасности персональных данных. 5 ✓ Проблемы безопасности персональных данных оперативно сообщаются. ✓ Осуществляется мониторинг безопасности персональных данных. ✓ Принимаются необходимые меры безопасности при входе и выходе в физические среды, содержащие персональные данные. ✓ Обеспечивается безопасность физических сред, содержащих персональные данные, от внешних рисков (пожар, наводнение и т. п.). ✓ Обеспечивается безопасность сред, содержащих персональные данные. ✓ Персональные данные сокращаются насколько это возможно. ✓ Персональные данные резервируются, и обеспечивается также безопасность резервных копий. ✓ Применяется и контролируется система управления учётными записями пользователей и контроля полномочий. ✓ Определены существующие риски и угрозы. ✓ Определены и применяются протоколы и процедуры по безопасности специальных категорий персональных данных. 9. ТЕХНИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРЫ, ПРИНЯТЫЕ ДЛЯ ЗАКОННОГО УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Персональные данные, полученные İSTANBUL EPHESUS HOTEL в соответствии с KVKK и другими применимыми нормативными актами, при прекращении целей обработки, указанных в Законе и Постановлении, уничтожаются İSTANBUL EPHESUS HOTEL по собственной инициативе или по запросу субъекта данных в соответствии с положениями Закона и применимого законодательства с использованием указанных ниже методов. Применяемые в Компании методы уничтожения (удаления, уничтожения и анонимизации) персональных данных следующие: Удаление персональных данных • Персональные данные на бумажных носителях удаляются методом затемнения (вычёркивание/закрашивание/стирание). Затемнение осуществляется – где это возможно – путём вырезания персональных данных в соответствующем документе, в других случаях – путём нанесения постоянных чернил таким образом, чтобы данные нельзя было восстановить или прочитать с помощью технологических средств. • Безопасное удаление специалистом: В некоторых случаях может быть заключён договор со специалистом для удаления персональных данных от имени Компании. В этом случае персональные данные безопасно удаляются специалистом в этой области таким образом, что соответствующие пользователи никаким образом не могут получить к ним доступ или повторно их использовать. • Безопасное удаление с помощью программного обеспечения: При удалении данных, обрабатываемых полностью или частично автоматизированно и хранящихся в цифровых средах, используются методы удаления данных из соответствующего программного обеспечения таким образом, что соответствующие пользователи никаким образом не могут получить к ним доступ или повторно их использовать. • Офисные файлы на центральном сервере удаляются командой удаления операционной системы или путём отзыва прав доступа соответствующего пользователя к файлу или каталогу, в котором находится файл. 6 • Персональные данные на переносных носителях (например, данные на флэш-накопителях) хранятся в зашифрованном виде и удаляются с использованием подходящего программного обеспечения. • В облачной системе удаление осуществляется путём подачи команды удаления; отзыва прав доступа соответствующего пользователя к файлу или каталогу на центральном сервере; удаления соответствующих строк в базах данных командами базы данных; или удаления данных на переносных носителях, то есть в флэш-среде, с использованием подходящего программного обеспечения. Однако если удаление персональных данных приведёт к невозможности доступа и использования других данных в системе, то при условии соблюдения нижеследующих условий персональные данные считаются удалёнными при их архивировании таким образом, чтобы их нельзя было связать с субъектом данных. • Персональные данные в базах данных удаляются командами базы данных (DELETE и т. п.) для соответствующих строк/столбцов или ячеек в таблице. Уничтожение персональных данных • Уничтожение персональных данных в локальных системах осуществляется такими методами, как размагничивание (помещение носителя в сильное магнитное поле через специальное устройство), физическое уничтожение (плавление, сжигание, использование шредеров для носителей и магнитных носителей) и перезапись. • Уничтожение персональных данных в периферийных системах, таких как сетевые устройства (switch, router и т. п.), флэш-носители/жёсткие диски (ATA, SATA, PATA, SCSI, SCSI Express и т. п.), магнитные ленты, магнитные диски, мобильные телефоны (SIM-карты и встроенная память), периферийные устройства, такие как принтеры со съёмными или встроенными носителями и системы доступа с отпечатком пальца, оптические диски, должно осуществляться путём использования команды уничтожения , если эта функция поддерживается продуктом; либо метода уничтожения, рекомендуемого производителем, если такая функция не поддерживается; либо одного или нескольких из методов «размагничивание, физическое уничтожение, перезапись»; для нецифровых сред – одного или нескольких из методов «размагничивание, физическое уничтожение, перезапись». • Физическое уничтожение: Персональные данные могут также обрабатываться неавтоматизированными способами при условии, что они являются частью какой-либо системы регистрации данных. При уничтожении таких данных применяется система физического уничтожения персональных данных таким образом, что их нельзя было использовать впоследствии. Уничтожение данных на бумаге и микрофишах также должно осуществляться таким образом, поскольку их невозможно уничтожить иначе. • Перезапись: Метод перезаписи – это метод уничтожения данных, делающий невозможным чтение и восстановление данных. • Персональные данные в облачной среде хранятся в зашифрованном виде, и по истечении срока уничтожения применяется команда уничтожения. При наступлении вышеуказанных случаев İSTANBUL EPHESUS HOTEL полностью соблюдает положения KVKK, Постановления и других применимых нормативных актов с целью обеспечения безопасности данных и принимает все необходимые организационные и технические меры. Анонимизация персональных данных • Методом маскирования основные идентифицирующие данные субъекта (например, имя, фамилия, идентификационный номер TCKN) удаляются, и осуществляется анонимизация. • Методом извлечения записей хранящиеся данные анонимизируются путём удаления из записей строк данных, содержащих уникальность. 7 • В методе регионального сокрытия, если отдельные данные имеют идентифицирующий характер из-за редко встречающейся комбинации, сокрытие соответствующих данных обеспечивает анонимизацию. • Методом удаления описательных данных из набора данных, созданного после объединения собранных данных, удаляются переменные с «высокой описательной способностью», и существующий набор данных анонимизируется. • Методом агрегирования персональные данные анонимизируются путём их удаления таким образом, чтобы их нельзя было связать с каким-либо лицом (например, большее количество заявок на работу от лиц в возрасте от 25 до 30 лет). • Методом агрегирования данных объединяется множество данных; согласно статье 28 KVKK обработка персональных данных путём анонимизации с официальной статистикой для целей исследования, планирования и статистики выходит за рамки Закона, и явное согласие не требуется. • Методом производных данных создаётся более общее содержание из содержания персональных данных, и анонимизация осуществляется таким образом, чтобы персональные данные никаким образом нельзя было связать с каким-либо лицом (например, указание возраста вместо даты рождения). 10. ТАБЛИЦА ПРОЦЕССА И СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ Персональные данные, находящиеся в Компании, если это предусмотрено соответствующим законодательством, хранятся в течение срока, указанного в этом законодательстве. Если цель обработки персональных данных достигнута, а срок хранения, установленный соответствующим законодательством и Компанией, истёк, персональные данные хранятся для разрешения возможных юридических споров, удовлетворения законных требований уполномоченных государственных учреждений и организаций или реализации связанных с персональными данными прав. При определении сроков хранения и уничтожения персональных данных, полученных İstanbul Ephesus Hotel в соответствии с KVKK и другими применимыми нормативными актами, используются следующие критерии в указанном порядке: 1. Если в нормативных актах предусмотрен срок хранения соответствующих персональных данных, этот срок соблюдается. По истечении указанного срока с данными производятся действия в рамках пункта 2. 2. В случае истечения срока, предусмотренного нормативными актами для хранения соответствующих персональных данных, или отсутствия такого срока в применимом законодательстве, соответственно: - a. Персональные данные классифицируются на основе определения статьи 6 KVKK как персональные данные и специальные категории персональных данных. Все персональные данные, отнесённые к специальным категориям, уничтожаются. Метод, применяемый при уничтожении данных, определяется в зависимости от характера данных и важности их хранения для İstanbul Ephesus Hotel. - b. Проверяется соответствие хранения данных принципам, указанным в статье 4 KVKK, например, имеется ли у İstanbul Ephesus Hotel правомерная цель для их хранения. Данные, хранение которых может противоречить принципам статьи 4 KVKK, удаляются, уничтожаются или анонимизируются. 8 - c. Определяется, под какое из исключений, предусмотренных статьями 5 и 6 KVKK, подпадает хранение персональных данных. В рамках определённых исключений устанавливаются разумные сроки хранения данных. По истечении указанных сроков данные удаляются, уничтожаются или анонимизируются. Сроки хранения, уничтожения и периодического уничтожения, определённые İstanbul Ephesus Hotel, можно найти в «Документе о сроках хранения и уничтожения», находящемся в последующей части настоящей Политики. Персональные данные с истёкшим сроком хранения уничтожаются с 6-месячной периодичностью в рамках Документа о сроках хранения и уничтожения, находящегося в последующем разделе, в соответствии с процедурами, указанными в настоящей Политике. Все операции по удалению, уничтожению и анонимизации персональных данных регистрируются, и эти записи хранятся не менее трёх лет, за исключением иных юридических обязательств. ПРИЛОЖЕНИЕ – СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ: Категория данных Срок хранения 1 – Идентификационные данные (персональные) 10 лет 2 – Контактные данные (персональные) 10 лет 3 – Личное дело (персональные) 10 лет 4 – Данные о правовых действиях (персональные) 10 лет 5 – Данные о клиентских операциях (персональные) 10 лет 6 – Записи камер видеонаблюдения физических помещений 30 дней 7 – Данные безопасности транзакций (персональные) 2 года 8 – Финансовые данные (персональные) 10 лет 9 – Данные о профессиональном опыте (персональные) 10 лет 10 – Маркетинговые данные (персональные) 10 лет 11 – Визуальные и аудиозаписи (персональные) 10 лет 12 – Данные о здоровье (специальная категория персональных данных) 15 лет 13 – Уголовное осуждение и меры безопасности (специальная категория персональных данных) 10 лет 14 – Данные о служебных операциях работника (персональные) 10 лет 15 – Данные о членах семьи и близких (персональные) 10 лет 16 – Пол (персональные) 10 лет 17 – Страховые данные (персональные) 10 лет Процессы, правовые основания и сроки хранения 9 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Получение данных о бронировании клиента 6098 TBK Если в результате бронирования договор не заключён, данные удаляются по истечении 1 года; в случае заключения договора – по истечении 10 лет. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Получение регистрационных данных клиента 6098 TBK Удаляются по истечении 10 лет с даты заключения договора. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Ведение данных об участниках встреч, семинаров, свадеб и иных мероприятий 6098 TBK Удаляются по истечении 10 лет с момента оформления документов о мероприятии. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Ведение записей о прочих работах и операциях Компании (помимо гостиничных, размещения и организаторских услуг) Общие нормы права и применимое зак онодательство Соответствующие документы удаляются по истечении 10 лет с момента возникновения правовых последствий действия. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Оценка кандидатов на должность / собеседование Общие положения При приёме на работу передаётся в личное дело. В случае отказа удаляется по истечении 1 года с даты подачи заявления. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Личное дело работника (данные ДМС, акты передачи, расчётные листы, начисления, льготы и компенсации, контактные данные, дисциплинарные записи, данные об обучении/серт ификатах/навыках, отпуска, табели, декларации, резюме, дипломы, банковские реквизиты, водительские удостоверения, ВНЖ, поощрения, экзамены, фото, справки о работе, социальные пособия и социальные отпуска, удержания, выплаты, записи, командировки, страховые данные, госномера, транспортные средства и т. п.) 4857 İK (Трудовой кодекс), 6098 TBK Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İK, TBK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Сведения о судимости — Актуальность проверяется параллельно срокам, указанным в Законе о судимости № 5352, и устанавливается наличие явного согласия. — — 10 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Ведение идентификационных данных работника и данных о приёме и увольнении 4857 İK, 6098 TBK, 6331 İSG (Закон об ОТиТБ) Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İK, TBK, İSG, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Операции по выплате/удержанию работников (рабочий аванс, премия, бонус, льготы в натуральной форме, банковские бонусы, BES, выходное пособие, уведомительные выплаты, выплаты при урегулировании, участие, суточные и командировочные) 4857 İK, 6098 TBK Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Медосмотры при приёме на работу и периодически е/поликлинические осмотры, листы нетрудоспособности (группа особо опасных работ) 4857 İK, 6098 TBK, 6331 İSG Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İSG, İK, TBK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Медосмотры при приёме на работу и периодически е/поликлинические осмотры, листы нетрудоспособности (помимо группы особо опасных работ) 4857 İK, 6098 TBK, 6331 İSG Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İSG, İK, TBK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Протокол несчастного случая на производстве, форма регистрации ЧС, обследование и записи о происшествии, уведомление о результате (группа особо опасных работ) 6331 İSG Если с пострадавшим имеется договор: удаляются по истечении 20 лет с момента прекращения договора. Если договора нет: удаляются по истечении 10 лет с даты происшествия. İSG, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Протокол несчастного случая на производстве, форма регистрации ЧС, обследование и записи о происшествии, уведомление о результате (помимо группы особо опасных работ) 6331 İSG Если с пострадавшим имеется договор: удаляются по истечении 20 лет с момента прекращения договора. Если договора нет: удаляются по истечении 10 лет с даты происшествия. İSG, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Записи об обучении по охране труда и технике безопасности (группа особо опасных работ) 4857 İK, 6331 İSG Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İK, İSG, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Записи об обучении по охране труда и технике безопасности (помимо группы особо опасных работ) 4857 İK, 6331 İSG Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İK, İSG, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. 11 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Форма информированного согласия (Aydınlatılmış Onam Formu) 4857 İK, 6098 TBK, 6331 İSG Если с лицом имеется договор: удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. Если договора нет: удаляются по истечении 10 лет с даты согласия. İK, İSG, TBK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Прочие контрольные формы рабочих зон 6098 TBK Удаляются в течение 10 лет с момента утраты актуальности формы. TBK, İK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Журналы прививок, перевязок и инъекций, амбулаторный журнал 6331 İSG При переходе на новый журнал переводится в архив. Через 15 лет после архивации удаляется. İSG, TBK, İK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Записи об обучении, не относящемся к охране труда и технике безопасности 4857 İK, 4721 MK (Гражданский кодекс), 6098 TBK Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. İK, MK, TBK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Проведение заседаний Комитета по ОТиТБ 6331 İSG Через 10 лет с даты заседания проводится оценка; утратившие актуальность удаляются. İSG Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Случаи, требующие расследования по УК Турции № 5237 — Хранятся в течение срока давности уголовной ответственности и по его истечении уничтожаются при первой периодической операции уничтожения. — — Ведение дел исков/исполнительного производства/медиации 1136 AVK (Закон об адвокатах), 7251 HMK (ГПК), 2004 İİK (Закон об исполнении и банкротстве) Удаляются по истечении 10 лет с момента вступления дела в законную силу. AVK, HMK, İİK, KVKK Уничтожаются при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. По вопросам, требующим уголовного расследования, – при первой периодической операции после истечения срока давности. Портал – данные в системе автоматизации (HOTELIA), используемой для гостиничной деятельности 6098 TBK, 6102 TTK Удаляются по истечении 10 лет. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Непроцессные закупки услуг, товаров и продукции 6098 TBK, 6102 TTK Удаляются по истечении 10 лет с даты закупки. TBK, TTK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. 12 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Процессные закупки услуг, товаров и продукции (тендер/предложение) 6098 TBK, 6102 TTK При положительном результате тендера/предложения: удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договорных или правовых отношений. При отрицательном результате: удаляются по истечении 5 лет с даты тендера. TBK, TTK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Входящие/исходящие отправления — получатель и отправитель — Удаляются по истечении 1 года с момента завершения процесса. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Входящие/исходящие записи звонков — Удаляются по истечении 1 года с момента ведения записей. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Справочник – телефоны и адреса электронной почты (работники) 6098 TBK Удаляются по истечении 1 года с момента прекращения договора. TBK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Записи камер видеонаблюдения — Перезаписываются каждые 30 дней. KVKK, İK, TBK Перезаписываются в период 30–45 дней. Уничтожаются автоматически. Журналы и данные интернет-трафика 6698 KVKK, Закон № 5651 Удаляются по истечении 5 лет с момента записи. KVKK Цифровые данные уничтожаются одновременно с удалением; документы, подлежащие уничтожению, уничтожаются при первой периодической операции после даты удаления. Запись телефонных переговоров — Удаляются по истечении 1 года с момента записи. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Документы проверок 4721 MK, 6102 TTK, 213 VUK и иные законы Учитываются вид, характер проверки и действия, которые должны быть предприняты по её результатам. В любом случае документы удаляются по истечении 10 лет с даты проверки. MK, TTK, VUK, KVKK и иные законы Документы, хранение которых не требуется, уничтожаются на дату удаления. Срок уничтожения хранимых документов определяется с учётом потребности Компании и актуальности. Счета-фактуры (процессные операции) 213 VUK, 6102 TTK Удаляются по истечении 10 лет после завершения процесса. VUK, TTK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. 13 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Счета-фактуры (непроцессные операции) 213 VUK, 6102 TTK Удаляются по истечении 10 лет после года выставления счёта. VUK, TTK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Процессы и документы с поставщиками (например, платежи поставщикам, квитанции об оплате, накладные, полисы, акты сверки, начисления, исполнительные письма, декларации, дополнения, закупки услуг и консультаций, декларации, формы, образцы подписей, mail order) 6098 TBK, 213 VUK, 6102 TTK Удаляются по истечении 10 лет после года выставления счёта. TBK, VUK, TTK, KVKK Уничтожаются по истечении 5 лет с момента прекращения договорных или правовых отношений с поставщиком. Гарантийное письмо / чек 6102 TTK Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения отношений. TTK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Расходы на сотовую связь / транспорт — Удаляются по истечении 10 лет после года проведения операции. TBK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Процесс запросов, жалоб и удовлетворённости (вытекающий из договора) 6098 TBK Удаляются по истечении 10 лет после разрешения запроса или жалобы. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Процесс запросов, жалоб и удовлетворённости (не вытекающий из договора) — Удаляются по истечении 10 лет после разрешения запроса или жалобы. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Планирование чрезвычайных ситуаций 6331 İSG Удаляются в течение 10 лет с момента утраты актуальности. KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. Фотографирование и создание видео организуемых или посещаемых корпоративных мероприятий 6698 KVKK В случаях, когда явное согласие не требуется, обязанности по удалению нет. Не удаляются, пока явное согласие не отозвано. Однако должны использоваться только в целевом и соразмерном порядке, не могут использоваться для иных целей. KVKK Те, которые осуществляются в рамках явного согласия и могут быть уничтожены, уничтожаются при первой периодической операции уничтожения после отзыва согласия. Акт передачи устройства (компьютер, мобильное устройство и SIM-карта) 6098 TBK, 4857 İK Удаляются по истечении 10 лет с момента прекращения договора. TBK, İK, KVKK Уничтожается при первой периодической операции уничтожения после даты удаления. 14 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Образцы подписей 6102 TTK и иные законы Определяется в зависимости от актуальности и потребности. Документы, утратившие актуальность, удаляются по истечении 10 лет. TTK и иные законы Определяется в зависимости от актуальности и потребности. Неактуальные и ненужные уничтожаются. Акт уничтожения 6698 KVKK Удаляются по истечении 5 лет с момента проведения уничтожения. KVKK Уничтожаются через 5 лет с момента прекращения деятельности юридического лица. Входящие/исходящие документы / Контроль переписки и документов, касающихся деятельности Компании — Применяются сроки, указанные в данной таблице, в зависимости от характера документа. — — Содержимое электронных писем — Электронные письма проверяются с 6-месячной периодичностью. К документам и записям, содержащим персональные данные, применяются сроки, указанные в данной таблице. — — Вопросы, не указанные в таблице — Сроки хранения и уничтожения персональных данных по процессам, не указанным в данной таблице, определяются с учётом срока обязательного хранения документов и записей, содержащих персональные данные, общепринятых в отрасли сроков, срока, в течение которого будут продолжаться правовые отношения с соответствующими лицами, срока действия законных интересов оператора в соответствии с законом и принципами добросовестности, актуальности персональных данных, а также с использованием данной таблицы. — — 15 Процесс (деятельность) Правовое основание деятельности Срок удаления Правовое основание хранения Срок уничтожения Осуществление процесса хранения и уничтожения на уровне подразделений — При осуществлении процессов хранения и уничтожения подлежащие хранению или уничтожению персональные данные либо документы, содержащие персональные данные, предоставляются соответствующим подразделением(ями). Процессы хранения и уничтожения осуществляются скоординированно с соответствующим подразделением(ями). — — Отсрочка уничтожения — По окончании сроков хранения, удаления, уничтожения, анонимизации, указанных в данной таблице, проводится оценка относительно хранения и уничтожения. По результатам оценки актуальности персональных данных (или документа, содержащего персональные данные), сохранения правовых или договорных отношений и обязательств, а также объективной потребности в персональных данных или соответствующем документе процесс хранения и уничтожения осуществляется или откладывается на разумный срок. Это действие протоколируется. Протокол хранится не менее 3 лет. — — ОТЗЫВ ЯВНОГО СОГЛАСИЯ — Персональные данные, которые могут обрабатываться при наличии явного согласия субъекта данных, уничтожаются при отзыве согласия субъектом данных. — — 11. СРОКИ ПЕРИОДИЧЕСКОГО УНИЧТОЖЕНИЯ Периоды осуществления периодического уничтожения определяются уполномоченными лицами Компании. Однако интервал между двумя периодическими операциями уничтожения, как правило, составляет не более 6 месяцев. 16 При первой периодической операции уничтожения после возникновения обязательства по уничтожению персональных данных они удаляются, уничтожаются или анонимизируются. Протоколы операций с удалёнными, уничтоженными и анонимизированными данными хранятся не менее 3 лет, за исключением иных юридических обязательств. Первая публикация: ноябрь 2025 Последнее обновление: 29 апреля 2026 Примечание: Это русский перевод турецкой оригинальной Политики. В случае разночтений или юридических споров приоритет имеет турецкая оригинальная версия.